Comenzó con nuestra vestimenta: el 60% de los trabajadores admiten usar ropa casual o atlética cuando trabajan desde casa. Luego vino la formalidad: el 36% de los trabajadores en el Reino Unido están de acuerdo con la afirmación: “La mayoría de las personas con las que trabajo son mucho menos formales entre sí de lo que eran antes de la pandemia de COVID-19”. Luego vinieron los correos electrónicos: los correos electrónicos que de otro modo habría vuelto a leer varias veces ahora se envían sin una segunda mirada.
Situaciones como esta se pueden prevenir. Comienza tomando una página del mundo del diseño centrado en el usuario. Los diseñadores no obligan a los usuarios a adaptar sus comportamientos para utilizar un producto o servicio determinado. En cambio, se ponen en el lugar de los usuarios, observan sus comportamientos y diseñan experiencias en torno a sus necesidades y deseos.
Tomemos a Amazon, por ejemplo. Antes de los días del botón “compra ahora”, ahora común , los usuarios tenían que completar su información de facturación y envío cada vez que realizaban el pago. Amazon tomó la docena de dolorosos pasos, lo redujo a un solo clic y vio su boom comercial. Todo se reducía a hacer que cada paso fuera lo más fácil de usar posible.
Sin embargo, diseñar experiencias fáciles de usar no es solo cosa de diseñadores. Es una mentalidad que todos podemos aplicar a nuestros trabajos diarios para ayudar a otros a ayudarnos a nosotros mismos. A continuación, presentamos cinco formas de obtener el codiciado título de “compañero de trabajo fácil de usar”.
1. OFREZCA SU DISPONIBILIDAD TOTAL EN LA ZONA HORARIA ADECUADA
A menos que tenga acceso al calendario de la otra persona (y un acuerdo tácito para bloquear los tiempos sin preguntar primero), uno de ustedes deberá ofrecer su disponibilidad. En lugar de imponer la carga a los demás, considere tomar la iniciativa y ofrecer su propia disponibilidad en forma de viñetas en la zona horaria de la otra persona:
- Lunes: 1: 30-3 pm, después de las 4 pm
- Martes: 3-4 pm
- Miércoles: antes de las 11 a.
- Viernes: 10:30 a. M. A 12 p. M., 1 a 4 p. M. “
De esta forma, todo lo que tiene que hacer la otra persona es elegir una hora. Si desean devolver la amabilidad del usuario, podrían (e idealmente deberían) enviar la invitación del calendario para que usted no tenga que hacerlo.
2. AGRUPA TUS CODAZOS
Con la mensajería instantánea, y por lo tanto nuestros compañeros de trabajo, al alcance de la mano, puede ser tentador empujar a otros en el instante en que tenemos una pregunta. Aunque este enfoque puede resultarle más fácil, no siempre es el más fácil de usar para quienes son interrumpidos cada doce minutos. En lugar de hacer cinco preguntas cinco veces por separado, considere agrupar esas cinco preguntas y hacerlas todas en una sola sesión. Minimizar las interrupciones también se aplica al enviar correos electrónicos o invitaciones de calendario a la misma persona. Considere enviar todas las invitaciones de su calendario al mismo tiempo para que no active notificaciones cada pocos minutos. O, mejor aún, aclare cómo la otra persona preferiría comunicarse.
3. UTILICE LÍNEAS DE ASUNTO Y NOMBRES DE ARCHIVO FÁCILES DE SEGUIR
El uso de nombres de archivo como “Borrador” y líneas de asunto como “Actualizar” puede ser fácil de escribir, pero crea archivos que son imposibles de encontrar nuevamente. En su lugar, considere nombres de archivo como “Análisis de la encuesta de clientes de ABC – 2021-03-08.xlsx”. Este formato no solo hace que el contenido del archivo sea inmediatamente obvio, sino que también el archivo se puede ordenar fácilmente, incluso en un año nuevo (a diferencia de fechas como “030821”, que se convierten en una pesadilla un año después, en 2022). Considere aplicar la misma mentalidad a las líneas de asunto de los correos electrónicos al convertir “Agenda” en “Revisión antes de las 4:00 p. M.: Borrador de la agenda de la conferencia”. Facilite que los demás sepan lo que deben hacer y de qué se trata el mensaje sin abrir el correo electrónico.
4. ESCRIBA FRASES CLARAS DE LLAMADO A LA ACCIÓN
Antes de presionar “enviar”, pregúntese: “¿Qué acción o acciones quiero que realice la otra persona?” Ya sea para responder una pregunta, proporcionar comentarios o compartir información, deje claro el “llamado a la acción”. Póngalo al principio, en negrita si es necesario y, cuando tenga varias llamadas a la acción, enumérelas en forma de viñetas. La diferencia entre enviar un muro de texto y escribir “¿Hay algo que cambiarías sobre el borrador del correo electrónico a continuación? Avíseme antes de enviarlo a las 12 pm ET ”podría significar la diferencia entre que otros ignoren su mensaje y tomen medidas. ¿Necesita que otros simplemente lean su mensaje? Inserte un “FYI — vea a continuación”, seguido de una explicación rápida.
5. PROGRAME O REDACTE SUS CORREOS ELECTRÓNICOS
¿Responder correos electrónicos por la noche? Tenga en cuenta que un correo electrónico menos no leído en su bandeja de entrada significa un correo electrónico más no leído en la bandeja de entrada de su destinatario. Y si usted es un gerente, sus correos electrónicos de las 11 pm también podrían enviar la expectativa tácita de que su equipo debería estar despierto y trabajando cuando usted lo esté. Para salvar a otros del estrés (en el peor de los casos) y de las conjeturas (en el mejor de los casos), intente hacer clic en “enviar más tarde” (en Outlook) o en “programar envío” (en Gmail). De esa manera, su correo electrónico llega cuando otras personas están en condiciones de leer y responder, y no cuando usted desea limpiar su bandeja de entrada.
Si bien cada una de estas cinco tácticas genera más trabajo inicial para usted, la inversión vale la pena. Sus colegas lo verán como un compañero de equipo orientado a las soluciones en lugar de un bloqueador de la bandeja de entrada. En un mundo de maximalismo digital, sé el minimalista proactivo.
