El avance acelerado de la tecnología y su creciente accesibilidad hace que cada día más Pymes incorporen tecnología para optimizar sus procesos.A continuación, los profesionales de NeuralSoft examinan los aspectos claves a tener en cuenta para saber qué tipo de tecnología incorporar, cómo y cuándo hacerlo. Además, cuánto debería pagarse por ello.
¿Para qué incorporar tecnología?
La adopción de nuevas tecnologías sólo tiene sentido cuando su uso genera un impacto cuantificable y medible muy superior a lo que se pague. No es necesario incorporar porque sí o por decir: “me mantengo actualizado”, “me renuevo” o “no me quedo atrás”. Lo ideal es reunirse con el proveedor seleccionado y realizar en conjunto un análisis pormenorizado de Retorno de Inversión del proyecto.
¿Cuánto debería invertir una PyME en tecnología informática?
Si bien es cierto que cada vez más empresas invierten en tecnología, en Argentina aún estamos muy lejos de los niveles de los países más desarrollados del mundo, donde es habitual una inversión en tecnología informática de entre un 5% y un 6% de su facturación. En Argentina, las empresas que más recursos destinan, llegan, en el mejor de los casos, al 1%. Esto es porque muchos aún lo ven como un gasto y no como una inversión. Si se hace teniendo en cuenta lo señalado en el punto anterior, no habría por qué temer en imitar a las principales potencias europeas o a los Estados Unidos. Ya que cuánto más invierta, más voy a ganar. No es casualidad que en estos países las empresas paguen mejores sueldos. Es sencillamente porque la tecnología les permite aumentar la productividad por empleado.
¿Cuánto tiempo debe tomar una PyME para evaluar o decidir la implementación de un sistema de gestión integral o ERP?
En la práctica vemos casos muy disímiles. Hay empresas que toman esta decisión en menos de 2 meses y otras que se toman más de 3 años. Obviamente el tiempo ideal depende de la magnitud y complejidad de cada empresa, pero como toda acción y decisión importante, debe llevarse a cabo sin prisa pero sin pausa. Si se apresura el proceso de cambio o no seanalizan todas las alternativas desde una perspectiva costo-beneficio, se corren altos riesgos de tomar una decisión equivocada en algo que tendrá un impacto crítico en la compañía por varios años.
Si, por el contrario, se toma más tiempo que el indispensable para hacer un correcto análisis, cada día que pasa es un día más en que se pierde la posibilidad de empezar a ganar más dinero y principalmente es un día más de ventaja que le doy a la competencia.
Los tiempos en que las empresas toman esta decisión en general refleja la forma en que hacen todas las cosas. Nuestra experiencia nos muestra que las empresas que las que lo hacen en un lapsorazonable (ni muy largo ni muy corto) son en general las que mayor provecho obtienen de la implementación del sistema.
Para el caso de empresas que, por su grado de evolución, estén en etapa de incorporar un primer software de gestión de los llamados “enlatados” el tiempo ideal es de 30 a 40 días. Para empresas que están dando el salto de pasar a un sistema integral del tipo ERP y que vienen de un enlatado, de un desarrollo a medida o de varios software desintegrados, el tiempo ideal de decisión es de 3 a 5 meses. Si se prolonga más queeso, algunas variables que fueron tenidas en cuenta al comienzo del análisis se modifican y quedan desactualizadas, entonces hay que volver a comenzar la evaluación desde cero.
¿Cada cuánto debe evaluar una empresa el cambio de software?
Acá ya no podemos, como en el punto anterior, hablar de tiempos ideales. El promedio en que lo hacen las empresas ha bajado un poco, como producto de una tendencia general a hacer todo cada vez más rápido. A mediados de la década pasada las empresas cambiaban sus sistemas cada 8 años en promedio y hoy lo hacen cada 6 años y medio. Como siempre, hay extremos muy alejados. Algunos cambian a los dos años y otros a los 20. Lo importante es estar atento a que el sistema se mantenga adecuado a los requerimientos operativos y a los objetivos estratégicos. Si alguna de estas cosas no se da, lo ideal es iniciar un proceso de búsqueda de una nueva solución cuanto antes. Pero si estas dos variables se mantienen alineadas, no tiene sentido cambiar. Algunas empresas se dan cuenta de que se equivocaron en la solución elegida a los pocos meses y sin embargo dejan pasar varios años antes de cambiarla bajo el argumento “por lo menos tengo que amortizarlo antes de cambiarlo”. Esto es un autoengaño. En realidad, por más que haya hecho una mala inversión hace poco, cuánto más demore en realizar una buena inversión, más tiempo estaré pagando las consecuencias de la mala y más demoraré en obtener los beneficios de la buena.
El error más común: Las soluciones parciales. Un error muy frecuente es la contratación de servicios y productos teniendo en cuenta el costo de los mismos y el supuesto beneficio, pero sin tener en cuenta otros costos ocultos que aparecen cuando una se da cuenta que para utilizar el servicio o producto principal necesita contratar otros servicios adicionales, o comprar nueva infraestructura, o pagar licencias de aplicaciones complementarias.
Aún cuando éstos fueron tenidos en cuenta, si se contratan por separado a diferentes proveedores, cualquier incompatibilidad o discordancia entre los mismos es un riesgo muy alto que asume el cliente. La mejor manera de evitarse desagradables sorpresas es contratar todos los elementos que componen la solución a un único proveedor y preferentemente que éste sea el prestador real del servicio y no un intermediario.
