Situaciones de alarma
El autochequeo debe ser una constante en la vida de la empresa. Sólo con una supervisión continuada podrás prevenir errores y detectar situaciones que pueden convertirse en problemas.
Rotación excesiva
Es el caso contrario, por eso insistimos en la necesidad de analizar los síntomas en función de tu empresa y tu sector. Cuando hay una rotación demasiado alta puede indicar falta de incentivos, desmotivación, falta de flexibilidad, mal clima laboral o malos jefes. Para Javier Crespo, director de Programas de Recursos Humanos de EAE y jefe de Talento en Quirón Salud, “el 78% de la gente que cambia de trabajo huye de su jefe”.
SOLUCIÓN: Es importante realizar entrevistas de salida para identificar las razones por las que se marcha el talento, ya que por, norma general, los que suelen irse son los mejores. Si es por desmotivación, deberás buscar nuevos retos o desafíos para despertar de nuevo el entusiasmo entre tu gente. Si es por poca competitividad en materia de salarios, prueba a ofrecer otro tipo de incentivos (horarios flexibles, teletrabajo, permisos…).
Aumento del ausentismo
Debes analizar si aumenta el absentismo con respecto a meses y años anteriores. La causa puede ser diferente. Cuando es por sobrecarga, malas condiciones laborales, conflictos laborales o conflictos de rol, las bajas suelen ser prolongadas y estar vinculadas a enfermedades ligadas al estrés o a la fatiga mental, como la depresión. Pero hay un absentismo relacionado con la ausencia de flexibilidad laboral y es aquel que afecta a los trabajadores más jóvenes, con hijos pequeños entre los cero y los cuatro años. Son los niños sin escolarizar y que se ponen constantemente enfermos. Si no hay conciliación en la empresa, la gente rinde menos y se ausenta más.
SOLUCIÓN: En función de la causa, de nuevo la solución será diferente. Si hay una sobrecarga continuada, la gente tiene que descansar: “Está comprobado que los que trabajan más de 60 horas semanales de forma continuada tienen más riesgo de morir que los que trabajan menos”, insiste Crespo. Así que debes eliminar la sobrecarga de tu organización reorganizando el trabajo, reestructurando los recursos e incluso ampliándolos. Si es por un tema de conciliación laboral, implementa medidas de flexibilidad.
Hiperconectados
Son las diez de la noche y recibes un watsapp de tu más directo colaborador sobre un asunto profesional. Alerta, tienes un problema. O mejor dicho, lo tiene tu empresa. A menudo el emprendedor se deja arrastrar por la vorágine de su proyecto y está perpetuamente conectado, enviando e-mails o mensajes instantáneos a su equipo. Al final, acaba provocando una sobrecarga de trabajo en su gente que se ve obligada a trabajar a deshoras y a estar siempre conectados. Esto, como recuerda Manel Reyes, “acaba provocando una confusión entre dedicación e implicación”. Y, no te engañes, es un problema, porque puedes provocar un desgaste importante en tu gente.
SOLUCIÓN: Debes respetar los descansos y promover el cumplimiento de la jornada laboral, fomentando la política de luces apagadas: desconecta internet, apaga luces y favorece el cumplimiento del horario. Lo mejor es organizar el trabajo por proyectos y focalizarse en resultados más que en horarios y jornadas.
Conflictividad laboral
Es cierto que, recuerda Javier Crespo, “en estos tiempos de crisis se ha emponzoñado un poco el clima laboral en la mayor parte de las empresas” porque ha habido recortes, reestructuraciones, despidos y eso genera mal ambiente. Pero, si no se gestiona bien este conflicto, acaba apareciendo la tan dañina comunicación de pasillo: los rumores, los cotilleos, los correveidiles.
SOLUCIÓN: Has de buscar si este mal ambiente viene provocado por la presencia de personas tóxicas (gente que está a disgusto o frustrada). Según Manel Reyes, socio-director de MRC International Training, detrás de la conflictividad laboral está “la sensación de injusticia, la incertidumbre, el miedo al cambio”. La solución pasa por comunicar de una forma más transparente, reconfirmar los objetivos ofrecer alternativas y hacer partícipe a todos.
Escasez de ideas
¿Cuánto tiempo hace que no se desarrollan innovaciones en tus instalaciones? ¿Fluyen las ideas entre tu gente? ¿Tienes la sensación de que de un tiempo a esta parte no hay nada nuevo bajo el sol? Tienes un problema. La ausencia de ideas suele ser síntoma de un mal clima laboral que no anima a los trabajadores a expresarse en libertad.
SOLUCIÓN: Las personas deben percibir que son tenidos en cuenta. Es importante detectar dentro de tu organización esa figura que Pérez Rivero denomina el francotirador: es decir, la persona que está en una posición privilegiada y que dispara en los momentos inesperados y con toda la intención de hacer daño. Crea la sensación en las personas de que están constantemente en peligro y que lo mejor es no destacar.
Disminuye la productividad
Cuando no se produce con la calidad del sector puede ser por falta de motivación, como hablábamos antes, o por limitaciones tecnológicas. En el primer caso, la desmotivación puede tener su origen en la sensación de abandono, la tan temida sensación de ser sólo un número, y de provisionalidad. Todo ello lleva a una falta de compromiso claro que se traduce en un descenso en el rendimiento.
SOLUCIÓN: Hay que tener la habilidad emocional suficiente para dar protagonismo a todos los miembros de la compañía, favorecer la comunicación tanto horizontal como vertical, promoviendo espacios abiertos donde se eliminen las barreras jerárquicas o por lo menos despachos de puertas abiertas, no tener miedo a la felicitación oportuna y específica, reconocer los logros y las ideas, poner en práctica las sugerencias de los trabajadores… Cuando se trate de bajada de productividad por razones técnicas es importante revisar la obsolescencia de los equipos.
Ciclos de venta más largos
Si el periodo entre que levanto el teléfono y vendo se hace más largo, puede haber dos causas, o bien “que el mercado está madurando y los ciclos de venta ya no son tan rápidos como eran en un inicio o bien que nuestra velocidad de innovación se está reduciendo y ya no atraemos de la misma manera al consumidor”, afirma Riera.
SOLUCIÓN: Es importante hacer un análisis y diagnóstico de lo que está pasando para reactivar las ventas. Analiza la propuesta de valor, cómo lo estas comunicando, si es necesario modificar el modelo de ingresos (hacer un modelo de suscripción o un contrato anual), si puedes crear una especie de club de clientes para imprimir un sello de exclusividad a la relación y para poder aumentar la regularidad de los ingresos. Analiza, en definitiva, “el proceso de ventas, cómo estás vendiendo y qué tienes que cambiar en el proceso”.
Caen los ingresos
Si hasta ahora estábamos hablando de síntomas que, en palabras de Riera, denominaríamos “cualitativos, ahora se trata de analizar los cuantitativos, es decir aquellos que son objetivamente cuantificables”. Y el primer síntoma y el más evidente de que empieza a haber un problema es éste, el de la caída de ingresos. ¿Cuál puede ser la causa? La caída de las ventas o de los márgenes.
SOLUCIÓN: En función de la causa, hallaremos el remiendo. Si el problema es que se han reducido los márgenes, seguramente se debe a que hemos entrado en alguna guerra de precios y no hemos tenido en cuenta los costes ocultos. Si lo que baja es la cantidad, hay que estudiar por qué. La solución pasa por intentar contactar con el cliente para saber por qué se va y/o por qué pide menos. Analizar si ha habido una mala atención.
Crecen los costos
El coste que nos supone el cliente varía mucho a lo largo de su ciclo de vida, por eso es importante hacer mediciones al respecto, sobre todo en lo que se refiere a los costes de conversión, de adquisición y de fidelización. Si aumentan, es que nos estamos alejando de la realidad del mercado, bien porque no hemos conseguido diferenciar nuestra oferta, porque la competencia ha sido más lista….
SOLUCIÓN: En las empresas online está demostrado que el inbound marketing (estrategias enfocadas a conducir el tráfico web hacia la página a través de enlaces en blogs, chats, redes sociales y demás) reduce enormemente los costes de conversión y de adquisición. Y tanto en las on como en las offline, debes realizar un esfuerzo extra en multiplicar los canales por los que darte a conocer, sin olvidar la importancia de los dispositivos móviles.
Aumentan los reclamos
Ojo con este indicador porque es muy significativo y está directamente relacionado con la satisfacción del cliente. Es muy importante analizar sus causas y si son fundadas o no. Puede ser de lo más variadas: descenso en la calidad, mala atención de nuestra gente, retraso en las entregas, problemas postventa, entre otros motivos.
SOLUCIÓN: En este terreno lo mejor es aplicar políticas preventivas para solucionar los problemas antes de que surjan, pero si ya se ha producido el error que suscita la queja es fundamental atajarlo de inmediato. Analiza con detenimiento qué ha pasado y comprueba si detrás de esta pérdida de calidad hay una desmotivación o una falta de compromiso del equipo que pueda ser subsanable o si se debe a ineficiencias provocadas por recortes de los recursos. Una vez identificada la causa es fundamental responder de inmediato y hacerlo de la forma más personal posible.
Se retrasan los cobros
¿De un tiempo a esta parte nos cuesta cobrar todas nuestras facturas en plazo y forma? En ese caso, cuidado, puede que te estés enfrentando a uno o varios clientes morosos y es importante ponerle freno antes de que el peso de esta morosidad incida directamente en las cuentas.
SOLUCIÓN: Trata de conocer de primera mano cuáles son las razones que aduce el cliente para no pagar, muchas veces se trata de simples problemas de gestión. Busca también información por otras fuentes: proveedores, empleados, clientes, competencia, Registro Mercantil, para saber si es una situación puntual o ha cambiado el estado financiero de la compañía. Desarrolla una estrategia de control de riesgos, reduciendo los plazos de cobro y proveyéndote de cartas y documentos de pago que puedas aportar en las entidades crediticias y en los juzgados.
Rotura de liquidez
Hay que tener una alerta clara sobre la caja, porque cuando falla la tesorería estás próximo a la quiebra. El origen de esta quiebra no tiene que ser necesariamente porque hayamos dejado de vender. Es más, incluso puede ser por todo lo contrario. A veces, al crecer las ventas, aumentan los problemas de liquidez debido a que tenemos que incrementar los costes de estructura (personal, energía, suministros) para hacer frente a la demanda de pedidos y, sin embargo, tardamos en cobrar 120 días, plazo que tenemos que financiar ese circulante, ya que ese desfase no se registra en la contabilidad.
SOLUCIÓN: Elabora un presupuesto de tesorería bien hecho, entendiendo perfectamente los flujos que entran y salen, todo para evitar que se produzca una rotura de liquidez.
