“Para gerenciar correctamente una empresa agropecuaria hay que gestionarla, y gestionar significa tomar decisiones luego de un proceso de análisis”. La afirmación es muy real, pero no explica cómo hacer posible ese proceso, cómo materializarlo, y en ese ínterin hay un mar de respuestas.
¿Cómo se gestiona eficientemente una empresa agropecuaria? Seguramente el gran común denominador de lectores estará de acuerdo que una buena gestión tiene que estar vinculada a un buen caudal de información que le permita al empresario agropecuario poner dato encima de la mesa, analizarlos convirtiéndolos en información y luego debatir internamente con el equipo de trabajo decantando en decisiones productivas, financieras y económicas que mejoren el andar de la empresa.
Respuesta de manual, la teoría estupenda, ¿pero la práctica? ¿cómo se organiza en una empresa agropecuaria toda la información relevante para tomar decisiones económicas, productivas y financieras?
Pensar en implementar un software de gestión para “atar” los procesos administrativos y con ellos la información es la solución que muchos productores agropecuarios eligen para ordenar su empresa y empezar hacer cierres de gestión, pero el desafío de poner en marcha el sistema, capacitar a las personas que lo vayan a utilizar, alinear expectativas entre ingenieros agrónomos, veterinarios, contadores y la dirección de la empresa es la prueba de fuego. Y vaya prueba; 7 de cada 10 implementaciones de software de gestión fracasan y fundamentalmente lo hacen porque no se nivelan las expectativas previamente, las personas que van a utilizar el sistema – el equipo de trabajo administrativo fundamentalmente – no está preparado para dar ese salto cultural propio de empezar a trabajar con una herramienta nueva que los saca de su círculo de confort. El talón de aquiles parece ser el acompañamiento y el aprendizaje.
Sucede que para empezar a correr primero es necesario caminar y, análogamente, las empresas agropecuarias deben pensar sus implementaciones de software desde el punto de partida. Primero hay que estandarizar los procesos administrativos para clasificar y ordenar la información (ej: remitos, ordenes de trabajo, facturas de compra, liquidaciones de venta, consumos de combustible, etc). En segundo término es necesario asignar las responsabilidades al equipo administrativo para que pueda conocer el sistema y volcar los procesos en el software seleccionado. Por último, se debe revisar periódicamente la información que se incorpora en el sistema para analizar si la clasificación es correcta y si efectivamente sirve para tomar decisiones o hay que hacer algún cambio. Implementar es todo un desafío, pero con un acompañamiento adecuado no es imposible. Expertos de la consultora Grupo Cencerro afirman que en seis meses se puede implementar un sistema correctamente si se transita un buen aprendizaje a la hora de la estandarización inicial de procesos.
En el mercado argentino hay muchos sistemas que son muy completos en cuanto a sus funcionalidades operativas, pero por más perfectos técnicamente que sean, no se logran implementar sin un adecuado acompañamiento a los usuarios que deben pasar por un cambio cultural. Durante los primeros meses de implementación, el seguimiento al equipo de trabajo que está aprendiendo a utilizar el software debe ser diario y aquí el rol del implementador es clave. No está de más recordar que el 95% de las empresas agropecuarias argentinas son familiares y esta característica, en la mayoría de los casos, está marcada por las relaciones interpersonales informales, la confianza y por momentos el desparpajo procedimental a la hora de trabajar acciones que son de la diaria. Estas acciones atentan contra los software muchas veces inflexibles que necesitan carga de datos de forma muy organizada.
Tener información cuesta. Es un cambio cultural que hay que transitar si la empresa quiere profesionalizar la forma de gerenciar el negocio y analizar la información antes de que los sucesos estén consumados. Implementar un software de gestión es una gran decisión, hay que estar preparado para el desafío!
Autor: Fermín Larrañaga
