A medida que avanza la respuesta a la pandemia de COVID-19, muchas compañías han establecido equipos operativos de gestión de crisis y se han ajustado a las restricciones globales sobre el trabajo y el movimiento. Los ejecutivos ahora comienzan a hacer la pregunta: ¿Cómo vamos a volver al trabajo?
Independientemente de cómo los gobiernos decidan aliviar sus restricciones, las empresas deben planificar un enfoque ordenado y reflexivo para volver al trabajo.
Hay tres pasos cruciales para lograr esto:
- Crear un plan de regreso al trabajo
- Trabajar a través de las etapas de operaciones parciales y completas
- Aumentar la capacidad de recuperación a través del monitoreo de un posible resurgimiento del virus
Al hacer esto de manera cuidadosa y metódica, las empresas pueden comenzar el proceso de restauración de operaciones al tiempo que se aseguran de que no den un paso adelante y dos atrás al regresar al trabajo.
Construir un plan de regreso al trabajo
Las empresas primero deben considerar la estructura en la que se creará un plan de regreso al trabajo. Esa estructura deberá incluir la identificación de las partes interesadas; delineando autoridades y árboles de decisión; definición de requisitos de información crítica; identificar supuestos y variables; y, por supuesto, crear listas de verificación de ejecución detalladas para unidades de negocio individuales.
Es esencial responder a estas preguntas para crear el plan de regreso al trabajo:
¿Podemos hacerlo? ¿Se han relajado o eliminado las restricciones de distanciamiento laboral y social para un Estado y / o ciudad donde la Compañía tiene una oficina? ¿El propietario y / o administrador del edificio permitirán volver a ocupar la oficina? ¿Habrá infraestructuras de apoyo disponibles (alimentos, limpieza / higiene, etc.)?
¿Deberíamos hacerlo? ¿Es seguro para los socios y empleados viajar al trabajo? ¿Se requiere equipo de protección personal para volver a ingresar al lugar de trabajo?
¿Cómo lo haremos? ¿Quién, dentro de la Compañía, tiene la autoridad para abrir una oficina parcial o totalmente? ¿Consideró cuestiones legales y de responsabilidad, así como excepciones de cuidado de niños para continuar trabajando desde casa?
Creación de listas de verificación de ejecución detalladas
Para las unidades de negocios individuales, será necesario crear listas de verificación de unidades de negocios y funciones de soporte para ayudar a garantizar que se completen los pasos adecuados antes de que el personal regrese al sitio de trabajo.
Instalación y gestión de oficinas
- Evaluar los criterios sanitarios de reingreso con el líder de la administración de la oficina.
- Desarrollar estándares de distanciamiento social y capacidad de personal de oficina durante las fases de apertura parcial y apertura total.
- Confirmar con la administración del edificio que los edificios donde se encuentran las oficinas son seguros para la recuperación y conocer si existen reglas / restricciones / limitaciones de construcción vigentes.
- Organizar una limpieza de oficina mejorada (diaria) con la empresa de servicios de limpieza del edificio (manijas de las puertas, cafetería, etc.)
- Crear listas de suministros sanitarios y controlar el inventario necesario con el proveedor.
- Dar acceso al proveedor designado para reposiciones y preparaciones previo al primer día completo de operaciones (la reposición puede estar limitada durante la fase de apertura parcial).
- Confirmar que las oficinas cumplan con las normas sanitarias, de personal y de otro tipo, desarrolladas antes de la reapertura.
- Implementar procedimientos para visitantes.
Trabajando a través de las cuatro etapas
Un plan de regreso al trabajo debe tener en cuenta cuatro etapas principales y permitir una hoja de ruta clara para pasar de un (1) estado actual, a una (2) apertura parcial o limitada, a una (3) reanudación completa de las operaciones a su capacidad. La cuarta etapa explica la necesidad de continuar monitoreando el resurgimiento de virus. Esto permite un diagnóstico de cómo se desempeñó la empresa durante la crisis y cómo mejorará en el futuro.
La situación, los objetivos, los indicadores y las acciones deben estar claramente definidos para cada una de las cuatro etapas por las que una empresa espera avanzar durante el proceso de regreso al trabajo. Esos elementos se detallan a continuación:
Situación: los parámetros se establecen para ayudar a definir la etapa dada. Esto es especialmente útil para determinar cuándo una empresa puede comenzar a pasar de la etapa de apertura parcial a la etapa de apertura total.
Objetivos: una empresa articula lo que es más importante en cada etapa. Podría ser mantener el flujo de caja, restablecer conexiones con clientes y clientes, reevaluar las cadenas de suministro o completar una mirada retrospectiva al evento con miras a la madurez futura.
Indicadores: esta información se recopila tanto de las órdenes gubernamentales como de la guía de la agencia. Informa a la empresa qué está permitido o no desde una perspectiva de movimiento, trabajo o salud y seguridad.
Acciones: por último, las empresas deben describir cómo actuarán en cada etapa. Esto puede tomar la forma de acciones específicas relacionadas con las personas, los procesos y la tecnología.
La etapa final del plan de regreso al trabajo es monitorear y prepararse. Aquí corresponde a las compañías continuar monitoreando cualquier resurgimiento del virus, identificar cambios a las restricciones del gobierno y la orientación de la agencia, y preparar mejor a la compañía para ser más resistente ante futuras interrupciones. Esta es también la etapa en la que las empresas deben hacer una ‘revisión’ para evaluar si los controles se relajaron durante el período de trabajo desde el hogar.
Componentes de resistencia
Existe una creciente preocupación entre los académicos de que una segunda ola de casos de infección por virus puede ocurrir más adelante este año. Dada esa posibilidad, las empresas deberían esbozar un plan de mejoras. Aquellos en industrias altamente reguladas (por ejemplo, Servicios Financieros, Farmacéuticos) deben prepararse aún más para consultas regulatorias sobre cómo planean abordar las brechas. Independientemente de la industria, siempre es mejor mostrarle a la Junta y a los reguladores (si corresponde) que las brechas se han autoidentificado, los programas de remediación descritos y los recursos asignados.
Este también será el momento para que las empresas desarrollen una función de resistencia operativa consolidada. En este entorno, los componentes de resistencia ya no están aislados, sino que están integrados y proporcionan una capacidad de recuperación de extremo a extremo, independientemente de la próxima interrupción del negocio.
Conclusión
A medida que las empresas continúan navegando por estas aguas desconocidas, es esencial comprender que los negocios pueden cambiar fundamentalmente cuando salgamos de esto. Un regreso a ‘lo de siempre’ también puede ser un retorno a una nueva normalidad en la que reevaluamos cómo trabajamos, dónde trabajamos, cómo interactuamos con los clientes y dónde se fabrican nuestros productos. Se reevaluarán las cadenas de suministro y los riesgos de concentración, y los ejecutivos comenzarán a evaluar la contratación externa y el uso de ubicaciones de bajo costo con más lentes de riesgo y no simplemente un lente de reducción de costos.
Como cada choque sistémico a la economía, surgirán ganadores y perdedores. En la mayoría de los casos, las empresas que surgieron tenían fuertes programas de gestión de riesgos y líderes decisivos que ejecutaban planes de recuperación claramente definidos.
Es por eso por lo que ahora es el momento para que las compañías comiencen a trabajar en los pasos de regreso al trabajo.
*El autor es Senior Partner Internacional – Socio Director Sales & Marketing de BDO en Argentina.
Fuente: infotechnology
